Workflow w Twojej firmie – jakie oprogramowanie wybrać?

Na początek proponujemy małą zabawę, która pozwoli na odpowiednie wejście w tematykę niniejszego tekstu. Zamknij oczy i wyobraź sobie mechanizm złożony z wielu przeróżnych, współpracujących ze sobą elementów. Każdy z nich jest tak samo istotny i każdy odpowiada za to, że koła zębate kręcą się dokładnie tak, jak powinny, a taśma produkcyjna dostarcza produkty zgodne z projektem. Właściwe funkcjonowanie tego organizmu, a co za tym idzie powodzenie uruchomionych procesów, możliwe jest dzięki płynnej i skoordynowanej współpracy każdej z jego części. Cała ta maszyna działałaby nieefektywnie i zupełnie bez sensu, gdyby nie właściwy przepływ pracy, czyli workflow.

Workflow w stylu NBA

Ze sfery wyobraźni przenosimy się do rzeczywistości – i będzie to twarde lądowanie w „tu i teraz”. Jak wiemy, lub się domyślamy, pandemia COVID-19 wymusiła nie tyle zmianę, ile gwałtowne unowocześnienie procesów biznesowych w wielu branżach. Jednym z kluczowych obszarów, które przechodzą dziś ogromne (i trwałe) przeobrażenia jest zarządzanie przepływem pracy w przedsiębiorstwie. Workflow jest zjawiskiem występującym w każdym rodzaju biznesu. Za każdym razem, kiedy między ludźmi i/lub systemami dochodzi do wymiany danych, mamy do czynienia z przepływem pracy. Koła zębate się kręcą, informacje krążą między osobami, działami i programami, a fabryka pracuje mimo okoliczności. No właśnie… 

Ciekawy przypadek workflowu doby Covid-19 opisany został w grudniowym wydaniu anglojęzycznego Forbesa. Sprawa dotyczyła funkcjonowania ligi NBA „w czasach zarazy”.  Kryzys związany z pandemią w największym stopniu uderzył w branże uzależnione od udziału publiczności, a więc związane z organizacją koncertów, kongresów i wydarzeń sportowych sport. Zdając sobie sprawę z powagi sytuacji liga NBA szukała sposobów, jak rozpocząć sezon na nowych zasadach ponosząc jak najmniejsze stratami. Rozwiązaniem była brzytwa Ockhama, czyli „skoro nie możesz grać z publicznością, rób to bez niej”.

Żeby jednak fani koszykówki mogli cieszyć się wirtualnym udziałem w meczu ich ulubionej drużyny, NBA musiała wdrożyć zupełnie nowy workflow związany z organizacją wydarzenia. Nie chodziło wyłącznie o działania dotyczące organizacji eventu online, ale przede wszystkim o zminimalizowanie ryzyka zakażenia wśród zawodników, jak i wszystkich osób zaangażowanych w produkcję meczu. Jako że istniejące systemy nie przewidziały nastania nowej rzeczywistości, należało znaleźć sposób na zapewnienie maksimum bezpieczeństwa ekipie organizacyjnej i sportowcom. NBA narzuciła sobie politykę „zero-Covid-19” zakładającą pełen nadzór nad wszystkimi pracownikami, zawodnikami i członkami ich rodzin oraz innymi gośćmi. W obiegu były dziesiątki tysięcy dokumentów dotyczących każdej osoby i zdarzenia. Rejestrowano wszystko i każdego. Dotychczasowy workflow stosowany przez NBA bazował na niezależnych aplikacjach, a więc nie mógł sprostać nowemu wyzwaniu. Nie było szans, by zapewnić bezpieczeństwo tak dużej imprezie – nawet jeśli odbywała się ona bez udziału publiczności. Liga musiała wykonać kolejny krok w stronę większej automatyzacji.

Rozwiązaniem okazał się wielokanałowy workflow, oparty na jednej platformie nadzorującej onboarding i nadzór nad imprezą. Każdy sprawdzony uczestnik wydarzenia korzystał z aplikacji, która działała jak jeden uniwersalny portal. Co ciekawe, narzędzie przygotowane przez ServiceNow bazowało na dziewięciu unikalnych workflowach dostosowanych do potrzeb konkretnych osób. Każdy z nich brał pod uwagę profil uczestnika zawierający szereg uwarunkowań związanych ze stanem osoby w momencie jej przyjazdu i podczas całego pobytu. Oto jak ważny jest sprawny workflow – zwłaszcza w nowej rzeczywistości.

Przeczytaj artykuł pt. „How Digital Workflows Helped Save Basketball During the Pandemic” (Jak cyfrowy workflow pomógł ocalić koszykówkę w czasie pandemii).

 Workflow w trzech odsłonach

Chcąc rozwinąć definicję przytoczoną w leadzie możemy powiedzieć, że workflow to sposób, w jaki dane przepływają pomiędzy poszczególnymi komórkami biorącymi udział w ich przetwarzaniu. Mówiąc prościej, jest to metoda przepływu dokumentów między osobami zajmującymi się konkretną, określoną grupą czynności.

Jeżeli chodzi o biznes, workflow przejawia się w trzech sferach, z których pierwsza dotyczy procesu, trzecia przypadku, a czwarta projektu. Przyjrzyjmy się bliżej każdej z osobna.

• Workflow procesów biznesowych

Zdarza się, że zestaw zadań wchodzących w zakres konkretnego procesu jest na tyle powtarzalny i przewidywalny, że od początku znasz ścieżkę, jaką powinien podążać przepływ pracy. Przykładem takiego workflowu jest proces zatwierdzania zapotrzebowania na zakup. Nawet jeśli posiada on wiele wariantów, można je przetwarzać w ramach konkretnego, niezmiennego wzoru.

• Workflow przypadku

Czasem nie znasz ścieżki prowadzącej do zakończenia procesu. Poznajesz ją dopiero na kolejnych etapach gromadzenia danych. Choć w zakres workflowu przypadku również może wchodzić dowolna liczba elementów, nie opiera się on na konkretnej kanwie. Jego kolejne etapy zależne są od działań i decyzji człowieka lub sztucznej inteligencji.

• Workflow projektu

Workflow projektu pod względem uporządkowania ścieżki podobny jest do workflowu procesów, cechuje go jednak większa elastyczność. Z tego typu przepływem pracy masz do czynienia przygotowując nową wersję swojej strony www, kiedy wiesz, jak mają przebiegać zadania, by osiągnąć zadowalający cię cel.   

Workflow dziś

Chcąc się rozwijać, a przy okazji iść łeb w łeb z konkurencją, a nawet ją wyprzedzać, organizacja musi przyjąć skuteczną metodę przepływu pracy. Dziś są to systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Żeby jednak mogły one funkcjonować prawidłowo i zapewniać firmie pożądane działanie, muszą one   rozwijać się, umożliwiając modyfikacje swoich funkcjonalności – tak, by mogły zaspokajać bieżące potrzeby związane z wykonywanymi projektami. Nowoczesny system pozwala na szybkie i bezproblemowe wprowadzanie koniecznych zmian w czasie.

Tak jak w przytoczonym casusie NBA, wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów jest zwykle związane z palącą i nagłą potrzebą dostosowania obiegu danych do nowej, dynamicznej sytuacji. Najczęściej trzeba to zrobić jak najszybciej. Nie jest to jednak takie proste, kiedy wprowadzanie nowego, zaawansowanego rozwiązania związane jest zwykle z długim czasem wdrażania. Kluczem jest w tym przypadku metodologia RAD (skrót od Rapid Application Development), dzięki której procesy związane z implementacją i późniejszym dostosowywaniem aplikacji do bieżących potrzeb są o wiele krótsze. Dzięki RAD szereg czynności znajduje się w zasięgu samego użytkownika, a więc nie trzeba angażować działu IT, czy uruchamiać złożonych działań programistycznych. W ten sposób dodawanie nowych elementów do trwającego procesu  nie wymaga specjalnych uprawnień, a zmiany bywają widoczne od razu.

Elektroniczny obieg dokumentów to przede wszystkim „wiele rzeczy w jednym miejscu”, co doskonale obrazuje przywołany wcześniej przypadek NBA. Dotychczas workflow związany był z wykorzystywaniem różnego rodzaju oprogramowania, aplikacji i rozwiązań informatycznych. Jedne służyły sprawom finansowo-księgowym, inne wspierały dział HR lub zarządzanie kontaktem z klientami (CRM) itd., itp. Dzięki ich integracji wymiana danych jest automatyczna i możliwie najbardziej bezawaryjna.

Gotowe czy szyte na miarę?

Odpowiedź na powyższe pytanie uzależniona jest od wielu czynników. Jednym z nich jest gotowość firmy do ponoszenia większych kosztów. Decydując się na oprogramowanie bardzo zaawansowane, stworzone ściśle zgodnie z potrzebami konkretnego przedsiębiorstwa, należy wziąć pod uwagę inwestycję we wdrożenia i późniejsze aktualizacje oraz modyfikacje. Jeżeli zatem w grę wchodzą bardziej złożone procesy, sama obsługa oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów może generować olbrzymie koszty. Ceną za elastyczność i możliwość rozwijania aplikacji oraz zintegrowania jej z innymi, funkcjonującymi już w firmie rozwiązaniami, jest również czas. Zaawansowane rozwiązania, jak pisaliśmy wcześniej, wymagają nauki obsługi i czasochłonnego wdrażania. Dla przedsiębiorstwa, które pragnie niezależności, a przy tym nie działa pod ogromną presją terminów i może sobie pozwolić na większe wydatki nie będzie to problem – reszcie polecamy produkty gotowe.

Przy wyborze oprogramowania ułatwiającego workflow kieruj się przede wszystkim potrzebami firmy, jej wielkością i możliwościami (zarówno finansowymi, jak i czasowymi). Olbrzymią zaletą jest możliwość podjęcia współpracy z troskliwym producentem, który zadba o klienta, podsuwając mu nowe rozwiązania, aktualizacje i doradzając nie tylko w kryzysowych sytuacjach. Wypróbuj workflow najlepszy dla Twojej firmy.