Project Manager w IT – kim jest, jak działa?

Na początku wyjaśnijmy, kim właściwie jest PM i jakie są jego obowiązki. Sięgając po dość ogólną definicję roli Project Managera, moglibyśmy powiedzieć, że stanowi on czynnik ludzki spajający wszystkie elementy konkretnego projektu. Musi on zatem w pełni rozumieć przedsięwzięcie, jakie mu przydzielono i być na tyle zorganizowanym, by doprowadzić jego realizację do końca. Nie bez znaczenia jest tutaj pasja, która pozwoli mu wstawać każdego rana i z wigorem przystępować do pracy. PM to człowiek zorientowany na cel i świadomy, że to od niego w dużej mierze zależy sukces nie tylko konkretnego projektu, ale i często całej organizacji.

Project Manager – jak działa?

 Trudno tak naprawdę sporządzić żelazną listę działań PM’a z podziałem na konkretne kroki, dni czy nawet godziny. Miejmy na uwadze, że każdy projekt kieruje się swoją odrębną specyfiką oraz innymi priorytetami. Za każdym razem PM liczyć może zatem na nowe wyzwania, którym musi sprostać. Co więcej, kierowanie realizacją złożonego zadania w branży IT to działanie o zmiennej dynamice, oparte na współpracy z zespołem fachowców, z którymi trzeba umieć się dogadać. PM powinien być więc osobą komunikatywna, łącząca charyzmę lidera z układnością dyplomaty (zdolność pójścia na kompromis bywa tutaj kluczowa).

Ważnym punktem na liście cech każdego kandydata na stanowisko PM’a musi być również umiejętność „ogarniania spraw”. To on ustala priorytet zadań dla zespołu, przydziela obowiązki specjalistom, wyznacza kierunek działań i czuwa nad harmonogramem. Musi być również dobrym mediatorem, który potrafi łagodzić wszelkie konflikty rodzące się wewnątrz zespołu (a tych czasem trudno uniknąć). Ostatecznie to on reprezentuje swoją załogę podczas spotkań z zarządem i klientem.

Jeżeli taka osoba nie jest „turbo ogarniaczem”, już przy pierwszym zadaniu czeka ją trudna i frustrująca droga przez serię mniejszych lub większych katastrof – aż do przykrego końca, jakim jest szybkie wypalenie, rezygnacja ze stanowiska lub spektakularna porażka całego projektu.

Project Manager – jakich narzędzi używa?

Skoro już stworzyliśmy sylwetkę PM’a idealnego, zastanówmy się jakie narzędzia oraz metodologie wykorzystuje on w codziennej pracy. Warto mieć świadomość, że wiedza teoretyczna, zaradność i umiejętność „ogarniania spraw” to nie cały arsenał, jakim powinien się posługiwać. Do listy jego umiejętności dopisać należy również znajomość UX (user experience), testowania oraz procesów wchodzących w skład tworzenia oprogramowania. Do dyspozycji ma szereg narzędzi, z których najważniejsze to:

• Jira – oprogramowanie pomagające w śledzeniu błędów oraz wspierające PM’a w zarządzaniu projektami. Pomaga ono w organizacji pracy dzięki możliwości przechowywania dokumentacji w jednym miejscu i prostego przydzielania zadań członkom zespołu.
• Trello – kolejne ważne narzędzie wspierające zespół programistów w wykonywaniu zadań. Dzięki Trello w prosty sposób ustalisz spotkania, zorganizujesz pracę developerów i ustalisz wspólne cele. Co istotne, program ten można zintegrować z Jirą.
• Metodyki zwinne (agile) – jest to filozofia pracy zakładająca wykorzystanie wielu metod prowadzących do osiągnięcia zakładanego celu, czyli w tym przypadku stworzenia konkretnego produktu. Metodyki zwinne świetnie nadają się do pracy nad oprogramowaniem, gdyż zakładają zmienność, tempo i nieprzewidywalność takiego procesu.

Project Manager — obowiązki wobec zespołu, projektów i klientów

Obowiązki PM’a wobec zespołu zdefiniowaliśmy już w początkowych akapitach tego tekstu. Określa on więc priorytety, deleguje zadania, pilnuje harmonogramu, służy wsparciem w razie konfliktów i innych nieprzewidzianych sytuacji, a także reprezentuje developerów przed zarządem lub klientami.

Jeśli chodzi o projekty, PM odpowiada za ich organizację, przebieg i ostateczny efekt. Można powiedzieć, że spina wszystkie procesy w jedną, koherentną całość. Trzyma również pieczę nad wszystkimi fazami cyklu życia projektu (o czym za chwilę), przygotowując harmonogram, analizując ryzyka, monitorując prace, budżet i inne parametry. To do niego należy prowadzenie niezbędnej dokumentacji i współpraca z podwykonawcami. Dobry PM jest także w stanie zaproponować rozwiązania i narzędzia prowadzące do terminowego i bezproblemowego wykonania zadań powierzonych jego zespołowi.

W ramach organizacji PM raportuje postępy w pracy oraz doświadczenia projektowe. Informuje również o wszelkich ryzykach projektowych. W razie potrzeby występuje o konieczne wsparcie.

Fazy cyklu życia projektu

Zgodnie z obietnicą, na koniec zostawiliśmy sobie fazy cyklu życia projektu, nad którymi rzecz jasna czuwa nasz niestrudzony PM. Są to zatem:

• Inicjacja – W tym miejscu powstaje Karta Projektu (Project Charter), w której powinny się znaleźć takie elementy jak: cel, budżet, ryzyka związane z przedsięwzięciem, zakres pracy zespołu itd.

• Planowanie – Planowanie to wdrażanie w życie punktów zawartych w Karcie Projektu. W tej fazie każdy dowiaduje się, co i w jaki sposób ma robić.

• Realizacja – Na tym etapie PM wraz z zespołem programistów ustala strategię wykonywania zadań i zabiera się do pracy.

• Monitorowanie i kontrola projektu – To jest właśnie ten moment, w którym PM wykorzystuje w pełni swoje zdolności i kompetencje opisane w poprzednich akapitach. Jest jak kapitan na okręcie, który ma dopłynąć do konkretnego brzegu nietknięty, bez strat w załodze i z ładownią pełną towarów.

• Zakończenie – Tutaj następuje wielkie odsłonięcie płachty, pod którą kryje się nowa, wspaniała aplikacja. Jest to również najlepsza chwila na zebranie wniosków i podsumowanie doświadczeń

Chcesz wiedzieć więcej na temat pracy Project Managera? Odsyłamy do arcyciekawego artykułu stworzonego nie tylko dla programistów KIM JEST PROJECT MANAGER?