Oprogramowanie w branży TSL. Jaki system wybrać do zarządzania transportem?

Transport Management System (w skrócie TMS) umożliwia użytkownikowi wgląd we wszelkie operacje transportowe, systematyzuje informacje i dokumentację dotyczącą zgodności handlowej, a także dba o terminowość dostaw. Dzięki oprogramowaniu do zarządzania transportem wysyłka i optymalizacja towarzyszących jej operacji to działania o wiele prostsze i obarczone mniejszym ryzykiem błędu, niż było to wcześniej. 

TMS – po co i dla kogo?

Systemy zarządzania transportem organizują całe łańcuchy dostaw, odgrywając szalenie istotną rolę na każdym etapie procesu. Niezależnie, czy rozmawiamy o planowaniu, zaopatrzeniu, logistyce czy zarządzaniu całym cyklem dostaw – bez TMS coraz trudniej się obejść. Nowoczesne oprogramowanie sprawia, że procesy logistyczne są bardziej przejrzyste i umożliwiając efektywniejsze planowanie operacji. Dzięki temu realizacja dostaw staje się sprawniejsza, co przekłada się na zadowolenie, a w efekcie zaufanie, a nawet wierność kolejnych klientów.

Nie trzeba przypominać, jak ważne są to kwestie dla firm, których funkcjonowanie opiera się na regularnych wysyłkach, transporcie i przyjmowaniu towaru. Z TMS korzystają zatem nie tylko podmioty świadczące usługi logistyczne, ale w niemal równej mierze producenci, dystrybutorzy, sprzedawcy detaliczni, a nawet przedsiębiorstwa działające w branży e-commerce. Choć głównymi użytkownikami systemów są firmy wydające potężne pieniądze na fracht, rozwiązania te zaczynają cieszyć się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorstw mniejszych. Dzieje się tak za sprawą rozwiązań TMS opartych na chmurze – tańszych, lżejszych, łatwiejszych w obsłudze i szybszych we wdrażaniu.

Witaj w nowym świecie

Decyzja o rozpoczęciu korzystania z systemów zarządzania transportem to dołączenie do świata pełnej automatyzacji operacji biznesowych. Procesy związane ze sporządzaniem dokumentacji i rozliczaniem kosztów stają się prostsze, a koszty operacji – zarówno dla firmy, jak i klienta końcowego – mniejsze. Mówiąc o ekonomii, należy również wziąć pod uwagę czas, który pożerany jest zwykle przez czynności wykonywane ręcznie. Nowoczesne rozwiązania logistyczne upraszczają procesy łańcucha dostaw, niezależnie od lokalizacji, pojazdu czy przewoźnika. Porządek gwarantowany przez TMS-y to znaczna minimalizacja opóźnień w dostawach, ale również większa widoczności i bezpieczeństwo w transporcie.

Jak wybrać system zarządzania transportem?

Dla firm zainteresowanych wdrożeniem TMS optymalnym wyborem będzie samodzielny system zarządzania, który w prosty sposób zintegrować można z działającym już oprogramowaniem do zarządzania przedsiębiorstwem (ERP) lub łańcuchem dostaw (SCM). Część z dostępnych na rynku TMS-ów umożliwia sporządzanie pełnej dokumentacji handlowej lub uzupełnienie funkcjonującego systemu o aplikację zarządzającą handlem globalnym (GTM). Ta ostatnia daje wgląd w informacje o taryfach czy nawet ewentualnych opóźnieniach spowodowanych przepisami celnymi itd. Systemy najbardziej zaawansowane umożliwiają również śledzenie przesyłek wraz z wymianą informacji (w czasie rzeczywistym!) z przewoźnikiem, dystrybutorem, magazynem i klientami. Mniej polecane opcje to TMS-y dostępne w ramach pakietów SCM i ERP – są one po prostu mniej funkcjonalne i zwykle uboższe. Dysponując porządnym TMS-em przedsiębiorca jest w stanie zaplanować i przygotować wysyłkę, a nawet wybrać przewoźnika biorąc pod uwagę koszt usługi, odległość i wydajność. Co więcej, ma wgląd w każdy etap łańcucha dostaw.

Oprogramowanie w modelu SAAS

SaaS, czyli Software as a Service, to odejście od starej i średnio wygodnej formuły, w ramach której firmy zmuszone były do posiadania i utrzymywania całej infrastruktury informatycznej niezależnie od kosztów, koniunktury i innych nie zawsze sprzyjających okoliczności. W modelu SaaS praca opiera się dla odmiany na subskrypcji online usług we współdzielonym środowisku. W opisywanym modelu oprogramowanie staje się usługą, co przekłada się na ekonomię czasu, zasobów ludzkich i rzecz jasna pieniędzy.

Olbrzymią zaletą aplikacji SaaS jest ich uniwersalność. Można z nich korzystać w każdej chwili z dowolnego komputera, a szkolenie i wdrażanie nie zabiera wiele czasu. Dodatkowo wszystkie aktualizacje i inne niezbędne elementy dostępne są online, czyli właściwie od ręki. Wspomniany model oparty na subskrypcji sprawia, że koszty początkowe mogą być o wiele niższe niż w tradycyjnej formule. Pieniądze inwestowane w sprzęt, oprogramowanie i fachowców są więc o wiele mniejsze.

Quotiss – sprawdzamy!

Przeglądając oferty oprogramowania dla spedytorów warto zwrócić uwagę na nazwę Quotiss. Jest to narzędzie służące do wyceny transportu morskiego, lądowego i powietrznego, niezależnie od gabarytu. System ten spełnia niemal wszystkie warunki wymienione w poprzednich akapitach, automatyzując i przyspieszając ofertowanie frachtowe, upraszczając cenniki i umożliwiając natychmiastową wycenę frachtu morskiego, lotniczego, kolejowego i drogowego.

Ogromną zaletą jest możliwość masowego wysyłania zaktualizowanych stawek, dzięki czemu problem wielokrotnego przeliczania kwot, przy często zmieniających się cenach na rynku usług transportu, przestaje właściwie istnieć. System określania tras pozwala ponadto wyszukać połączenia od kodu pocztowego do kodu pocztowego pomiędzy krajami, uwzględniając opłaty pojawiające się na trasie. Co istotne, w momencie tworzenia Quotiss był rozwiązaniem pionierskim. Do tego czasu posługiwano się wyłącznie arkuszami Excel, które – jak wszyscy wiemy – bywają pożeraczami czasu i generatorami błędów.

Dzięki błyskawicznie przygotowanemu MVP (Minimum Viable Product) i jego entuzjastycznym przyjęciu przez odbiorców, Da Vinci Studio mogło przystąpić do szybkiej realizacji projektu. Docelowe rozwiązanie powstawało zgodnie z założeniami metodologii Scrum, polegającej na dostarczaniu klientowi produktu „ratalnie” w postaci pojedynczych, gotowych do użycia funkcjonalności. Jest to metoda, która pozwala na żywo reagować na uwagi i spostrzeżenia obu stron stojących za projektem.  

Dowiedz się więcej na temat Quotiss!

Nowy rozdział

Oprogramowanie dla branży TSL bazujące na SaaS to otwarcie nowego rozdziału w historii IT. Gotowe do cyklicznych przekształceń i wykorzystania w bezustannie ewoluującym środowisku biznesowym, aplikacje nowej generacji dają niemal nieograniczone możliwości zarówno producentom, jak i użytkownikom. Jeżeli zastanawiasz się nad wdrożeniemm podobnego systemu w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu z nami!