Metodologia Lean w projektach IT

Metodologię Lean od tradycyjnego zarządzania projektami odróżnia koncentracja na dostarczaniu wartości z perspektywy klienta. Zgodnie z modelem Lean, najistotniejsze jest ciągłe doskonalenie, a na każdym członku zespołu projektowego spoczywa odpowiedzialność za usprawnienie poszczególnych procesów. Aby pokazać, jak to działa, przyjrzyjmy się najpierw bliżej podstawom Lean i ich roli w zarządzaniu projektami.

Czym jest Lean Project Management?

Lean Project Management to filozofia biznesowa, a nie tylko zestaw narzędzi, czy metoda doskonalenia. Metodologia kładzie nacisk na eliminowanie marnotrawstw we wszystkich procesach biznesowych, aby zredukować koszty i czas realizacji projektu przy jednoczesnym wzroście jakości.

Główne założenia metodologii Lean

Według Paula Akersa, uznanego na całym świecie eksperta w zakresie Lean Management, sednem wdrażania Lean są trzy koncepcje, bez których zarządzanie projektami staje się żmudne i nieproduktywne.

ROZPOZNAWANIE MARNOTRAWSTW

Kluczem do sukcesu jest zidentyfikowanie marnotrawstw, aby dalej móc je wyeliminować. W ramach metodologii Lean zidentyfikowano trzy rodzaje marnotrawstw. Zalicza się do nich:

• Muri – marnotrawstwa powodowane nierównomiernością pracy,
• Mura – marnotrawstwa związane z przeciążeniem maszyn i ludzi,
• Muda – marnotrawstwa, które powstają na skutek wykonywania czynności nieprzynoszącej żadnej wartości dodanej.
  

CODZIENNE ULEPSZENIA

Po zidentyfikowaniu marnotrawstw można skierować wysiłki na ich stopniowe eliminowanie. Żadnych problemów nie można od razu całkowicie wykluczyć, dlatego istotne są konsekwentne, codzienne wysiłki.

REJESTROWANIE ULEPSZEŃ

Choć może to zabrzmieć dziwnie, rejestrowanie efektów ulepszeń w formie „przed” i „po”, najlepiej w postaci filmów wideo, znacznie przyspiesza i rozwija kulturę Lean w zespole. Nagrania mogą być dostępne dla wszystkich członków zarządu firmy i służyć jako sposób na standaryzację ulepszeń.

Proces Lean Project Management

Metodologia Lean opiera się na pięciu zasadach ukierunkowanych na doskonalenie procesów.

OKREŚL WARTOŚĆ DLA KLIENTA

Każde przedsiębiorstwo stara się świadczyć usługę lub oferować produkt, za który klient jest gotów zapłacić. Aby to osiągnąć, trzeba spojrzeć na usługę bądź produkt z punktu widzenia klienta, ponieważ wartością jest „wszystko, za co klient jest gotów zapłacić”. Ponadto wartość to wszystko, co generuje satysfakcję klienta. Czasami zespoły muszą wprowadzić techniki jakościowe i ilościowe w postaci ankiet, wywiadów lub sondaży, aby określić wartość dla klientów. Dotyczy to zwłaszcza nowych produktów i usług, w przypadku gdy klienci nie są pewni swoich wymagań.

ZIDENTYFIKUJ STRUMIEŃ WARTOŚCI

Na tym etapie należy przeanalizować wszystkie działania, które mają miejsce w czasie od złożenia zamówienia do wydania gotowego produktu lub zakończenia świadczenia usługi. Dzięki temu można zweryfikować, w jaki sposób każdy etap procesu przyczynia się do osiągnięcia wyniku, a tym samym możliwe jest zidentyfikowanie i wyeliminowanie marnotrawstw. 

ZAPEWNIJ CIĄGŁY PRZEPŁYW PRACY

Po usunięciu marnotrawstw konieczne jest ustanowienie płynnego przebiegu procesów generujących wartość. Obejmuje to rozbicie procesu na niezależne etapy, usunięcie opóźnień, redystrybucję obciążenia pracą i rekonfigurację etapów procesu.

OPRACUJ SYSTEM DOSTARCZANIA PRODUKTÓW I USŁUG

Na tym etapie należy opracować system dostarczania produktów i usług klientowi w czasie i ilości zgodnej z jego zapotrzebowaniem. Należy zminimalizować wszelkie zapasy oraz uruchomić system tylko, gdy klient złoży zamówienie. Pozwala to zoptymalizować wydajność zasobów i wyeliminować wszystkie operacje pochłaniające czas, przestrzeń i pieniądze.

SZUKAJ CIĄGŁEGO DOSKONALENIA

Aby skutecznie wyeliminować marnotrawstwo oraz zmaksymalizować produktywność i wydajność, należy cały proces projektowy poddawać regularnym ocenom i adekwatnym ulepszeniom.

Lean Project Management – w jakich projektach się sprawdzi?

Chociaż metoda Lean jest stosowana w przedsiębiorstwach wielu typów i rozmiarów, najlepiej sprawdza się (przynajmniej na początek) w przypadku małych projektów i niewielkich zespołów, ponieważ wymaga silnej komunikacji. Oczywiście wraz z rozwojem firmy można podtrzymywać metodologię Lean wśród nowych członków zespołu.

Korzyści ze stosowania metodologii Lean w projektach IT

Wdrożenie metodologii Lean do zarządzania projektami realizowanymi przez zespoły software house powinno w długoterminowej perspektywie skutkować zmianą kultury organizacji. Korzyści płynące z wdrożenia koncepcji Lean obejmują:

• uproszczenie procesów – ciągłe udoskonalanie przepływu pracy oznacza pozbycie się marnotrawnych działań, a w rezultacie uproszczenie procesów i ułatwienie zarządzania nimi;

• ograniczenie kosztów – jest  to  wynikiem wyeliminowania  marnotrawstw  i  usprawnienia  procesów;

• zmotywowanie pracowników – pracownicy, którzy spędzają czas na wartościowej pracy, w naturalny sposób podejmują większą inicjatywę i są bardziej oddani realizowanemu projektowi;
• większą wartość dla klientów – skupienie się dostarczaniu wartości dodanej w naturalny sposób pozwala lepiej realizować projekty IT i dostarczać wyższej jakości produkty i usługi.

Wdrożenie metodologii – Lean i Agile idą w parze

Zarówno metodologia Lean, jak i koncepcja Agile znalazły swoje miejsce w branży software house. Agile koncentruje się na iteracyjnym rozwoju, przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności procesów. Lean kładzie nacisk na eliminację marnotrawnych działań, które nie generują wartości dodanej. Chociaż są to odrębne metodologie, dzielą te same podstawowe wartości. Zespoły IT mogą wykorzystywać hybrydę podejścia Lean i Agile do budowania zdrowych, innowacyjnych zespołów, które stale dostarczają wartość klientowi. 

Realizując projekty IT w Da Vinci Studio, kierujemy się potrzebami naszych klientów i ich biznesów. Naturalną konsekwencją realizacji naszego podejścia jest wdrażanie metodologii Lean do podejmowanych działań. Dzięki temu możemy tworzyć spersonalizowane aplikacje webowe i aplikacje mobilne spełniające oczekiwania klientów. Skontaktuj się z nami i przekonaj się, co możemy dla Ciebie zrobić.